一、在召开年会之前，要对企业的类型、风格、周边环境、相关企业和产品特点，以及企业强竞争对手的各种情况有一定的了解，这样才能保证展览会的总体布局不会出错。

2.在做好一般了解工作后，有必要对收集到的详细数据进行整理和总结，然后根据客户的要求进行一些独特的年度规划，以达到预期的效果，包括配音、照明调试、环境风格等。

三、年会不能与礼节分开，但礼仪不能随便选择，而要根据年会布局的风格，选择产品特色，以确定礼仪是否精致、美观、活泼、欢快，以利于整体和谐。

四、礼仪确定后，要全面规划服装，突出年会的独特性，使整体更加协调。总之，要充分体现企业的特点。

五、要根据参展人员的能力分配任务，确定物流人员、信息收集人员、联络官等，每个岗位要与相应的人员安排，使先后顺序明确、安静有序，每个岗位都能很好地配合。

6.对于一些年度会议，场地面积小，与会者多，必须及时安排人员在年会现场维持秩序，因此有必要在年会之前对与会者进行一些一般性登记，以便现场安排场地和气氛。